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高端的會議策劃是非常注重細(xì)節(jié)的，俗話說的好：細(xì)節(jié)決定成敗，的確如此，那么高端會議是如何策劃的?都有哪些流程?需要做哪些準(zhǔn)備呢?珠海會議會展公司http://aidelman.com/小編為大家解答。

高端會議策劃的幾大流程

1、人員確定和邀請

高端會議應(yīng)當(dāng)精心確定好會議的出席人員名單。會議的出席者不應(yīng)當(dāng)濫竿充數(shù)，人員的具體名單一旦確定，就應(yīng)盡早發(fā)出邀請或通知。鑒于會議的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將會議取消、改期或延期。其次，應(yīng)當(dāng)精心安排好會議的接待工作。與一般的來賓接待相比，對出席高端會議的人員的接待，更應(yīng)該突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來賓，而且還應(yīng)當(dāng)通過主方的接待工作，使參會人員感受到主辦方真摯的尊重與敬意，并且想方設(shè)法使每位參會人員都能心情舒暢。

2、會議場地的布置

高端會議的會場應(yīng)提早預(yù)定好，并在邀請通知中告知參會人員。會議現(xiàn)場的大部分是需要經(jīng)過設(shè)計，會議場地一般需要安排好參會人員的坐席并準(zhǔn)備好參會人員的;并再安排好的座位準(zhǔn)備好會議資料;需要用到視頻放映時，調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風(fēng)等設(shè)備;按照會場的實(shí)際情況調(diào)整好會場的溫度、燈光等;提供會議組織人員各項(xiàng)會議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。

3、會議的餐飲及活動

高端會議期間的餐飲是必不可少的環(huán)節(jié)，我們需要考慮的不僅僅是參會人員喜歡吃什么，不喜歡吃什么，還要考慮會議酒店的餐飲標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)標(biāo)，是否符合本次會議的定位，可以給參會者對主辦方的服務(wù)水平及態(tài)度有一個切身的感受。會議的活動是為了給參會者營造一個休閑溝通感情的氣氛，為了滿足參會者的需求，會議活動應(yīng)該以別具新意的方式同時能提供給聽眾有用的價值。